Přechod ze SmartEmailingu
Kontakty ze SmartEmailingu přenesete exportem do CSV a importem do adresářů ve SmartMaileru. Přihlášené a odhlášené kontakty před importem rozdělte podle stavu, odhlášky patří do samostatného adresáře.
Co si s sebou vezmete
- E-mail, jméno a další údaje kontaktů. Pro každý údaj, který chcete přenést, přidejte do adresáře pole typu text, e-mail, telefon, číslo nebo datum.
- Datum, zdroj a znění souhlasu přenesete do sloupců CONSENT_AT, CONSENT_SOURCE a CONSENT_TEXT. SmartEmailing eviduje datum souhlasu u účelů zpracování, ty v exportu zaškrtněte. IP adresu souhlasu SmartEmailing v dokumentovaných údajích nemá.
- Nepřenese se historie rozesílek, otevření a prokliků ani datum, kdy kontakt vznikl. Segmenty a štítky se nepřenesou. V kampani je nahradí segmentace podle polí adresáře: štítek převeďte na pole kontaktu a příjemce kampaně podle něj vyberte.
Postup krok za krokem
-
1
Připravte adresáře ve SmartMaileru
V menu Adresáře založte pro každý seznam adresář příjemců a přidejte do něj pole pro údaje, které chcete přenést. Jazyk se nastavuje u adresáře, vícejazyčný seznam proto rozdělte do více adresářů. Pro odhlášky máte adresář typu Odhlášky s názvem Výchozí odhlášky, můžete založit i další.
-
2
Vyexportujte seznam i se stavem kontaktů
V novém rozhraní SmartEmailingu otevřete Kontakty a seznamy > Exporty > Nový export, zvolte Kontakty ve vybraných seznamech, vyberte seznam a v kroku Pole kontaktů zaškrtněte pole, která chcete přenést. Nápověda nového exportu výběr podle stavu kontaktu nepopisuje, soubor proto může obsahovat i odhlášené kontakty. Kódování vyberte UTF-8. V původním rozhraní je export v Kontakty a Seznamy > Export kontaktů a stav zvolíte přímo: Potvrzený pro příjemce, Odhlášený pro odhlášky, nebo Exportovat kontakty ve všech stavech se stavem v samostatném sloupci.
-
3
Rozdělte kontakty podle stavu
Před importem v souboru najděte sloupec se stavem kontaktu a řádky podle něj rozdělte. Do adresáře příjemců patří jen kontakty ve stavu Přihlášený, v původním rozhraní Potvrzený. Kontakty ve stavu Odhlášený, Vrácený a Na blacklistu uložte do souboru pro odhlášky. Ani kontakty v jiném stavu mezi příjemce nenahrávejte. Když sloupec se stavem v souboru není, mezi příjemce ho nenahrávejte a vyexportujte seznam v původním rozhraní se stavem Potvrzený, nebo se obraťte na podporu SmartEmailingu. Zvlášť vyexportujte i Kontakty na blacklistu a Vrácené (nedoručitelné) kontakty, ty patří do odhlášek celé.
-
4
Naimportujte příjemce
V adresáři příjemců klikněte na Importovat kontakty a vyberte soubor jen s přihlášenými kontakty. V okně Přiřazení sloupců přiřaďte sloupec s e-mailem k e-mailu a ostatní sloupce k polím, která jste přidali.
-
5
Naimportujte odhlášky
Soubory s odhlášenými, blacklistem a vrácenými kontakty naimportujte stejně do adresáře typu Odhlášky. U každé kampaně ho vyberte v poli Seznam odhlášek, aby se těmto adresám nic neodeslalo.
-
6
Zkontrolujte výsledek
Po importu SmartMailer ukáže, kolik kontaktů přibylo, kolik se aktualizovalo a které řádky se nenaimportovaly a proč. U souboru s víc než 1 000 řádky to najdete po dokončení v panelu Importy na pozadí na stránce kontaktů adresáře. Účet ve SmartEmailingu nerušte, dokud nemáte import hotový a zkontrolovaný.
Na co si dát pozor
- SmartEmailing má nové a původní rozhraní a menu se v nich liší. Stav, kterému nové rozhraní říká Přihlášený, se v původním jmenuje Potvrzený.
- Stav ve SmartEmailingu patří ke dvojici kontakt a seznam. Kontakt může být v jednom seznamu přihlášený a v jiném odhlášený, proto exportujte každý seznam zvlášť.
- Sloupce, které nechcete přenést, nechte v přiřazení na Nepřenášet. Platí to i pro prázdné sloupce bez názvu na konci souboru, které po úpravě v Excelu vzniknou a nejsou v něm vidět.
- Soubor může mít nejvýš 50 MB. Soubor s víc než 1 000 řádky se importuje na pozadí, takže ho nemusíte dělit ani čekat na stránce. Výsledek vám přijde e-mailem a najdete ho v panelu Importy na pozadí na stránce kontaktů adresáře.
Odhlášky přeneste vždy
Kdo se u vás odhlásil, nesmí po přechodu dostat obchodní sdělení, proto odhlášky nevynechávejte. Souhlas se zasíláním se váže na vás jako správce, ne na nástroj. V zásadách zpracování osobních údajů ale uveďte SmartMailer jako nového zpracovatele. Na Slovensku smíte kontakty získané při prodeji oslovovat bez předchozího souhlasu jen s nabídkou vlastního podobného zboží a služeb (výjimka podle § 116 ods. 14 a 15 zákona 452/2021 Z. z.), a to nejvýš rok od skončení smluvního vztahu (§ 116 ods. 16). Tato lhůta se týká jen uvedené výjimky, ne kontaktů se samostatně doloženým souhlasem. Slovenské kontakty, které oslovujete podle výjimky, proto před importem prověřte.